Usługi profesjonalne
Systemy CRM, portale klienta, automatyzacja workflow i narzędzia do zarządzania projektami dla agencji, kancelarii i firm consultingowych.
O tej branży
Kancelarie, biura rachunkowe, agencje i firmy doradcze sprzedają czas i wiedzę zespołu. Każda godzina spędzona na przepisywaniu danych, szukaniu dokumentów czy ręcznym fakturowaniu to godzina, której nie da się zafakturować. Budujemy systemy CRM, portale klienta i narzędzia workflow, które porządkują pracę zespołu i komunikację z klientami.
Typowy projekt łączy kilka elementów: portal klienta z dokumentami i statusami spraw, automatyczne przypomnienia o terminach, ewidencję czasu i fakturowanie zintegrowane z księgowością. Coraz częściej dochodzi do tego AI - do klasyfikacji dokumentów, streszczania korespondencji i wyszukiwania w wewnętrznej bazie wiedzy firmy.
W usługach profesjonalnych zaufanie jest podstawą. Dokumenty klientów chroni tajemnica zawodowa i RODO, umowy coraz częściej podpisuje się elektronicznie, a w Polsce obieg faktur zmienia KSeF. Projektujemy systemy z szyfrowaniem, precyzyjnymi uprawnieniami i hostingiem w UE, a modele AI konfigurujemy tak, by dane klientów nie służyły do ich trenowania.
Jak działamy
Audyt procesów
Analiza workflow, narzędzi i wąskich gardeł w obsłudze klienta.
Projektowanie systemu
Architektura CRM, portalu klienta i automatyzacji workflow.
Implementacja
Rozwój na Laravel/Filament z integracjami z narzędziami biurowymi.
Szkolenie i wsparcie
Onboarding zespołu, dokumentacja i bieżące wsparcie techniczne.
Kluczowe wyzwania
CRM i pipeline
Zarządzanie leadami, szansami sprzedażowymi i relacjami z klientami.
Portal klienta
Self-service - faktury, dokumenty, statusy spraw i komunikacja.
Automatyzacja workflow
Automatyczne przypisywanie zadań, remindery i eskalacje.
Zarządzanie dokumentami
Centralne repozytorium z wersjowaniem, podpisami i uprawnieniami.
Fakturowanie
Automatyczne generowanie faktur, przypomnienia i integracja z księgowością.
Raportowanie
Dashboardy KPI, rentowność projektów i obciążenie zespołu.
Zgodność i bezpieczeństwo
RODO
Firmy usługowe przetwarzają dane klientów, ich pracowników i kontrahentów, często jako podmiot przetwarzający. Wdrażamy dziennik dostępu do dokumentów, retencję zgodną z umowami, szyfrowanie i hosting w UE, a dostawców chmury i modeli AI dobieramy z myślą o umowach powierzenia.
Tajemnica zawodowa
Adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi czy biegli rewidenci muszą chronić informacje klientów. Projektujemy separację danych między sprawami, uprawnienia na poziomie dokumentu, pełny dziennik dostępu i taką konfigurację narzędzi AI, aby poufne treści nie trafiały do trenowania zewnętrznych modeli.
eIDAS i podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a podpis zaawansowany i pieczęć elektroniczna sprawdzają się w wielu umowach B2B. Integrujemy usługi podpisu z portalem klienta, razem z weryfikacją podpisów i archiwizacją podpisanych dokumentów.
KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF zmienia obieg faktur B2B w Polsce i jest wprowadzany etapami. Integrujemy system fakturowania z KSeF bezpośrednio lub przez program księgowy, automatyzujemy pobieranie faktur kosztowych oraz ich przypisywanie do projektów i klientów.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje portal klienta dla kancelarii lub biura rachunkowego?
Portal z wymianą dokumentów, statusami spraw i powiadomieniami to zwykle projekt w przedziale 35 000 - 120 000 PLN. System obejmujący także CRM, ewidencję czasu, fakturowanie i integrację z KSeF częściej mieści się w 60 000 - 200 000 PLN. Zakres ustalamy na warsztacie, a pierwszą wersję uruchamiamy możliwie szybko, by zbierać opinie klientów.
Czy AI może pracować na poufnych dokumentach klientów?
Może, przy odpowiedniej konfiguracji. Przy integracji LLM wybieramy usługi, które nie wykorzystują danych do trenowania, hosting w UE lub modele uruchamiane na własnej infrastrukturze. Dokumenty indeksujemy z zachowaniem uprawnień, więc pracownik nie zobaczy przez AI sprawy, do której nie ma dostępu. Wynik zawsze weryfikuje specjalista.
Czy nowy system zintegruje się z narzędziami, których używamy?
Zwykle tak. Firmy usługowe korzystają z programów księgowych, Microsoft 365 lub Google Workspace, narzędzi do ewidencji czasu i podpisu elektronicznego. Łączymy je przez API, aby dane wprowadzać tylko raz. Jeśli starsze narzędzie nie ma API, proponujemy import plików lub stopniową migrację i z góry opisujemy jej koszt.
Jak długo trwa wdrożenie systemu dla firmy usługowej?
Pierwszą wersję portalu lub prostego CRM można uruchomić w ciągu kilku miesięcy. Najwięcej czasu zajmuje zwykle nie programowanie, lecz ustalenie procesów, migracja danych i szkolenie zespołu. Dlatego wdrażamy etapami: najpierw obszar, który najbardziej obciąża pracowników, potem kolejne moduły, sprawdzając po drodze realną oszczędność czasu.
Masz pomysł na projekt?
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach. Umów bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak możemy pomóc w realizacji Twojej wizji.
